Registri di emergenza

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IRIDE Registro di Emergenza


Indice

Normativa

L’art. 63 del DPR 445/2000 descrive la procedura da adottare nel caso in cui ragioni di natura tecnica impediscano l’utilizzo della procedura informatica per la protocollazione degli atti. L’applicazione consente di gestire tale situazione in modo completo, prevedendo la possibilità di associare al registro di protocollo dell’AOO un numero indefinito di registri di emergenza e mettendo a disposizione un’apposita funzione di

recupero dei dati. Nel seguito vengono descritte le modalità di configurazione del sistema di protocollo informatico ed un possibile scenario operativo.

Art. 63 Registro di emergenza

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.

2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.

4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea.

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Installazione

Il registro di emergenza informatico va conservato in CD opportuno onde poter essere installato su un qualsiasi PC con sistema operativo windows. Il programma non necessita di nessun programma o componete aggiuntivo .

Scompattare il file Setup_emergenza.zip in una cartella sul desktop.

I file sontenuti nello zip sono:

  • PGEmSetup.exe programma di setup
  • 20xx-SiglaEmergenza.mdb database access per l’anno 20xx
  • Man_registro_emergenza.docquesto file


Eseguire il programma di setup installando in una cartella opportuna, normalmente C:\Programmi\SigPrd\PGEmerg

Image:Man_Registro_Emergenza_image004.jpg

Una volta terminata l’istallazione sostituire il file:

  C:\Programmi\SigPrd\PGEmerg\DB\SiglaEmergenza.mdb
  Con il file 20xx-SiglaEmergenza.mdb  (20xx è l’anno attuale) rinominandolo in SiglaEmergenza.mdb
  Attenzione: l’operazione di sostituzione del file va fatta ogni volta si apra un nuovo registro di emergenza


Utilizzo del registro di emergenza

Dal menu di windows Start lanciare “Programmi-eXflow-protocollo di emergenza” oppure da esplora risorse lanciare l’eseguibile LamaPGEm.exe


Inserimento di un protocollo in arrivo


Image:Man_Registro_Emergenza_image006.jpg


Campi obbligatori:

  • Oggetto l’oggetto del protocollo
  • Data la data di protocollazione
  • Mittente I mittenti del documento (l’indirizzo non è obbligatorio)
  • Titolario Classifica
  • Tipo Documento Tipologia di documento
  • Assegnazione Unità operativa di carico


Protocollo in uscita


Image:Man_Registro_Emergenza_image008.jpg


Campi obbligatori:

  • Oggetto l’oggetto del protocollo
  • Data la data di protocollazione
  • Destinatari I destinatari del documento (l’indirizzo non è obbligatorio)
  • Titolario Classifica
  • Tipo Documento Tipologia di documento

AssegnazioneUnità operativa che ha in carico il documento

Situazione riepilogativa:

Image:Man_Registro_Emergenza_image010.jpg Attenzione: Una volta inseriti i protocolli non sono modificabili.


Caricamento del registro di emergenza in IRIDE

Una volta terminata l’emergenza il file

  C:\Programmi\SigPrd\PGEmerg\DB\SiglaEmergenza.mdb

va inoltrato all’amministratore dell’applicativo che attraverso IrideUtility provvederà a caricarlo nel DataBase IRIDE

Lanciare IrideUtility e collegarsi all’applicativo.Dal menu principale scegliere la voce “registro di emergenza”

Image:Man_Registro_Emergenza_image012.jpg Impostare i valori:


  • Nome del file MDB da caricare
  • Nome del file di log
  • Codice dell’ufficio che ha aperto i registro di emergenza (Unità operativa della struttura)
  • Utente che effettua l’inserimento (U.O. della struttura con livello dipendenta)
  • Ruolo (Ruolo assegnato all’utente)

Premere Il bottone “Controllo”. Il programma crea un file di log che riporta eventali errori presenti nei dati da caricare.


Premere il bottone “Importa dati” per importare i dati.All’atto dell’importazione nel caso esistano errori su alcuni protocollo viene richiesto se proseguire ugualmente o abbandonare l’operazione.

Al termine dell’importazione altre al file di log viene generato un file di report HTML simile a quello mostrato in figura.

Image:Man_Registro_Emergenza_image014.jpg

Registro di emergenza manuale cartaceo.

Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra:


1) guasto al software di protocollazione informatica;

2) guasto al sistema informatico di gestione;

3) mancanza di energia elettrica.


Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve:

a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1)

b) compilare il registro di emergenza su supporto informatico o manuale

c) dare comunicazione alla struttura organizzativa dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza;


Al termine dell’emergenza si deve:

a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza (documento n. 3)

b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione

La numerazione del registro di emergenza e unica per l’intero anno. Ricomincia dal numero successivo all’ultimo generato per ogni attivazione.

Nel caso di attivazione del protocollo manuale si possono utilizzare fogli singoli con numerazione indicata nel margine destro, in modo che più operatori possano lavorare contemporaneamente. La numerazione indicata deve essere riportata per ogni documento registrato.


Note:

  • Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico vengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 del testo unico (dPR 445/2000) e precisamente:
  • sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
  • qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
  • per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
  • la sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
  • le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

REGISTRO DI EMERGENZA


ENTE:. ………………………………… UFFICIO …………………………… Anno: ............


Numero Registr. emergenza
Data
Tipo
A/I/P
Mittente/Destinatrio
Oggetto documento
Classificazione


           
           
           
           
           
           
           
           
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