PERSEO DocMan

Da Cedafwiki.

Indice

FASCICOLO DEL PERSONALE


Architettura

Requisiti tecnici

Requisiti Software e Hardware per la procedura PERSEO docMan

Principali caratteristiche

  • Gestione di fascicoli e sotto fascicoli
  • Gestione della profilazione dinamica per “tipo documento”
  • Gestione di tutte le tipologie di file
  • Gestione della sicurezza mediante Access Control List
  • Integrazione con gli strumenti di office-automation
  • Esportazione del repository su supporti esterni
  • Interfaccia totalmente web
  • Ricerche sui meta-dati e full-text
  • Integrazione con i più diffusi server di posta.
  • Scannerizzazione dei documenti contestuale o differita
  • Gestione di etichette di barcode e lettura con penna ottica
  • Disponibilità di API utilizzabili via COM o Web-Services
  • Integrazione con repository documentali di mercato o OpenSource
  • Utilizzo di DataBase di mercato o OpenSource
  • Autenticazione integrata Windows o LDAP
  • Gestione dei Piani di Lavoro

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Ambito Funzionale

Client e Interfaccie WEB

In Perseo-DOCMAN tutte le funzionalità sono disponibili attraverso una interfaccia WEB sia sulla intranet locale sia sulla rete internet.

Le problematiche legate all’utilizzo di uno strumento web, pensati principalmente per la navigazione ipertestuale, ed ora utilizzato per le più svariate applicazioni, sono note.

In Perseo-DOCMAN la componente di interfaccia è stata progettata espressamente tenendo in considerazione le seguenti caratteristiche di “Permanenza del contesto”.

Una applicazione gestionale è per sua natura segmentata in macro aree, a loro volta queste sono suddivise in funzionalità di base che, nella stragrande maggioranza dei casi, realizzano operazioni di CRUD (Create, Retrive, Update, Delete) sui dati . L’utilizzatore di una procedura gestionale ripete in modo continuativo funzioni elementari, in questo modo di operare è quindi essenziale mantenere il contesto (la macro funzione principale) . Per sua natura invece le pagine HTML propongono paradigmi di navigazione sia in orizzontale (pagina avanti, pagina indietro) sia in verticale (pagine molto lunghe che vengono scorse dall’alto in basso).

Perseo-DOCMAN propone un paradigma di contesto orientato alla permanenza dei dati in una zona limitata alla dimensione dello schermo, senza cambiamento della pagina e facendo ampio ricorso alla tecnica di suddividere le informazioni all’interno di folder.

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Fascicoli e sotto fascicoli

Un fascicolo è una aggregazione logica di documenti avente un identificativo univoco

Il fascicolo è definito da un profilo avente una serie di meta-dati principali e altri dati di profilazione possono essere eventualmente aggiunti in modo dinamico. L’apertura di un nuovo fascicolo è permessa solamente se i dati di profilo definiti obbligatori sono correttamente impostati.

Un fascicolo può contenere al suo interno numero illimitato di sotto fascicoli ognuno con gli stessi dati di profilazione del fascicolo padre e che vengono ereditati in fase di creazione, fa eccezione il l'identificativo che viene assegnato automaticamente in nodo progressivo all’interno del fascicolo padre.

Un sotto fascicolo può a sua volta contenere ulteriori sotto fascicoli creando così una struttura ad albero che a partire dal fascicolo padre può estendersi fino ad un massimo teorico di 15 livelli . L’insieme di fascicoli e sotto fascicoli viene individuato con il nome “faldone”

Fascicoli e sotto fascicoli sono soggetti a meccanismi di riservatezza definiti dalle ACL a loro assegnati.

Le ACL vengono “ereditate” in modo automatico da un fascicolo al sotto fascicolo creato.

La visualizzazioni di fascicoli e sotto fascicoli è sempre rappresentata ad albero in modo analogo al sistema “gestione risorse” di windows in un ordine definibile e modificabile

Un documento può essere inserito in un solo fascicolo o sotto fascicolo. L’operazione logica “sposta” permette lo spostamento fisico da un fascicolo ad un altro. Nel caso un documento debba comparire in più fascicoli è necessario crearne un collegamento “link” .


Acquisizione Immagini

Il componente rende disponibili le funzionalità di acquisizione immagini, sia in modalità sincrona che in modalità asincrona rispetto alla registrazione dei documenti (es:scansione batch) e si integra con le periferiche (scanner) necessarie allo scopo.

L'acquisizione in modalità sincrona prevede la scannerizzazione del documento direttamente da una qualsiasi postazione di lavoro dotata di piccolo scanner, il software di scannerizzazione è direttamente integrato all'interno della soluzione proposta.

L'acquisizione in modalità asincrona prevede l'apposizione sul documento di una etichetta di barcode, generata dall'applicazione oppure prestampata, riportante gli estremi univoci del documento in oggetto.

Attraverso un postazione di lavoro equipaggiata con software KOFAK-ASCENT (ma è possibile l'utilizzo anche di altri software di acquisizione e riconoscimento) è possibile in maniera differita ed automatica l'acquisizione massiva di un gran numero di documenti. Il software di riconoscimento riconosce il barcode apposto sul documento e attiva l'archiviazione sul server del documento digitalizzato.


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Firma Digitale

Tale componente permette l’integrazione con i sistemi di firma elettronica forniti dalle Certification Autority riconosciute dal CNIPA e ne abilita l’utilizzo nel sistema fornendo tutte le funzioni per la gestione (es: firma multipla di un documento) nei contesti applicativi in cui è necessaria la validazione di un documento informatico,offre ulteriori funzionalità, quali:


  • apposizione della firma digitale a qualsiasi tipologia di documento
  • verifica certificato di firma con consultazione del soggetto firmatario e della validità temporale del certificato;
  • Apposizione della marca temporale
  • Calcolo dell'impronta (Hash)

Integrazione Office Automation

Un sistema di gestione documentale non può prescindere dalla gestione di documenti destrutturati attraverso l’utilizzo di strumenti di produttività individuale installati sul proprio PC.

In questo ambito gli standard “de fatto” sono legati ai formati “doc” per l’utilizzo dei word processor e ai formati “xls” per l’utilizzo degli spreadsheet.

Risulta evidente che ancora una volta i programmi delle suite di Microsoft per la produttività individuale fanno la parte del leone in questo contesto e l’applicativo Perseo-DOCMAN è risulta fortemente integrato con questi ambienti.

Sulla spinta dei progetti “open source” ha raggiunto ormai la maturità la suite OpenOffice che si pone come alternativa valida (equiparabile) nell’utilizzo di strumenti di produttività individuale. Perseo-DOCMAN ha quindi fatto sua questa tendenza integrando al suo interno tutte le funzionalità che permettono un corretto utilizzo della suite OpenOffice anche in un contesto misto (OpenOffice e MSOffice).

L'integrazione consente all'applicativo di guidare l’utilizzo degli strumenti di Office Automation, consentendo agli utenti dell’applicazione di creare modulistica standard (template) da utilizzare nel sistema e consentire eventualmente operazioni di stampa unione, qualora fossero necessarie per facilitare l’operazione di produzione di documenti direttamente all'interno contesto applicativo.


Profilazione Dinamica

La profilazione dinamica permette di definire in fase di installazione, ma anche in una fase successiva, le tipologie di documenti. Ad ogni tipologia di documento corrisponde una scheda di profilazione del documento medesimo che contiene tutti gli attributi (meta-dati) del documento medesimo.

Ad esempio una fattura conterrà come meta-dato il numero e la data viceversa un cedolino potrà contenere l'anno e il mese di riferimento.

I meta-dati così definiti rappresentano la parte strutturata di un documento e gli indici di ricerca. Infatti sarà sempre possibile applicare ai documenti filtri sui meta-dati in modo da impostare correttamente una ricerca e ottenerne una selezione significativa di risultati.

I meta-dati di profilazione, suddivisi in meta-dati generali (valgono per tutte le tipologie) e meta-dati specifici (valgono per solo alcune tipologie) concorrono a definire la scheda di un documento. Ogni documento e/o fascicolo di Perseo-DocMan ha quindi associata una scheda di profilazione con meta-dati opportuni.

L'inserimento di nuovi meta-dati è possibile in ogni momento (da chi ne abbia le opportune abilitazioni) la loro cancellazione è invece condizionata al fatto di non avere nessun documento con il meta-dato valorizzato.


Autenticazione

1. Autenticazione standard

Autenticazione che utilizza esclusivamente il database dell'applicazione. Gli utenti vengono definiti all’interno del DB e l’autenticazione è completamente indipendente dal sistema informatico esterno all'applicazione stessa

2. Autenticazione tramite Active Directory

Interrogazione di un dominio Active Directory. Vengono riconosciuti dal sistema i soli utenti in grado di effettuare con successo LOGIN sul client che interroga il sistema. In questo caso inoltre tutti gli utenti di rete sono potenziali utenti del sistema.

La definizione di un nuovo utente avviene unicamente a livello di Active Directory

3. Autenticazione tramite LDAP

Una terza possibilità consente di interrogare un qualunque server LDAP (sia esso Active Directory oppure OpenLDAP) per verificare la presenza di un utente, le sue credenziali di accesso e la sua appartenenza o meno ad un gruppo che individua i potenziali utenti accreditati ad usare l'applicativo.

In questo caso il server LDAP può non essere il domain controller

La definizione di un nuovo utente avviene unicamente a livello di LDAP

L'autenticazione va però distinta dal Single Sign On , che è invece la modalità in cui l'utente di rete viene riconosciuto a livello di applicazione. Anche in questo caso l'applicazione è in grado di riconoscere automaticamente l'utente e non richiedere le credenziali di accesso.


Sicurezza

Il sistema gestisce i livelli di sicurezza sia sui documenti che sui fascicoli, attraverso meccanismi di ACL (Access Control List).

Un utente, attraverso il ruolo associatogli nel sistema, potrà avere visibilità totale, parziale o nessuna su di un documento o su di un fascicolo.

Le chiavi che consentono l’accesso/visibilità di un documento sono distinte in due categorie:

- chiavi implicite;

- chiavi esplicite.


Chiavi Implicite:

Le chiavi implicite per l’accesso/visibilità di un documento/pratica vengono associate automaticamente dal sistema nei seguenti casi:

  • Utenti con lo stesso ruolo dell’utente che ha generato il documento;
  • Utenti con ruolo di assegnazione di copia del documento;
  • Utenti con ruolo di assegnazione di presa visione
  • Utenti con ruolo abilitato alla visibilità del livello di sicurezza assegnato al documento;

Chiavi Esplicite:

All’inserimento di un documento/fascicolo nel sistema si ha la possibilità di attivare un livello di sicurezza sul documento stesso definendo anche la lista degli utenti che saranno abilitati alla visibilità del documento stesso.

Il possesso di una chiave sia esplicita perché assegnata sia implicita perché ereditata permette la di accedere al documento in una delle modalità gestite dall'applicativo (solo visualizzazione, modifica, cancellazione)


Ricerche

Perseo-DOCMAN permette di effettuare le ricerche sui meta-dati relative a documenti, fascicoli attraverso l’impostazione di filtri. E’ possibile indicare in una singola ricerca più parametri (esempio, oggetto, classificazione, data, etc.) ed utilizzare nelle ricerche per intervalli (utilizzando i caratteri > = < come operatori di confronto ), attraverso i connettori logici “AND” e “OR” e mediante l’utilizzo di caratteri jolly.

I campi di ricerca utilizzabili sono molteplici; inoltre esistono già impostate delle macro-aree di ricerca per tipologia di documento,nella sezione QUERY vengono visualizzate tutte le ricerche di uso comune che un utente decide di salvare avendo quindi la possibilità di rieseguire la medesima ricerca senza impostarne nuovamente i criteri.

Le ricerche FULL-TEXT, cioè sui contenuto dei documenti, sono possibili sia nel caso in cui si utilizzi una gestione documentale su File Server sia nel caso si usi una piattaforma di gestione documentale (Hummingbird o Documentum o Alfresco).


Nel caso di utilizzo di un File Server viene utilizzato il servizio di indicizzazione Microsoft presente nel S.O. Windows. Tale servizio permette l'indicizzazione del contenuto dei file (qualora sia in un formato interpretabile dal S:O.)


E-Mail

L'applicativo dispone di fatto un piccolo client di posta associato all'utente avente le funzionalità di lettura e invio di e-mail. All'utente normalmente viene associata una casella di posta istituzionale (PEC o “normale”) oppure la casella di posta propria dell’utente.

Esiste anche la possibilità di avere ambedue le scelte cioè una casella istituzionale e una personale:

  • personale_nomemiocomune@postacert.it
  • nome.cognome@nomemiocomune.fc.it


Una funzione presente in questo cliente permette di trasformare automaticamente un e-mail in un documento della dell'applicativo archiviandolo direttamente.

Ad esempio una e-mail di un dipendente può essere archiviata in Perseo-DOCMAN direttamente nel fascicolo del dipentente sottofascicolo “Comunicazioni”.


API e Web-Services

Tale componente del sistema fornisce i servizi, necessari a consentire al sistema di interagire con le altre componenti del sistema informativo dell’Ente.

Tali servizi sono usufruibili sia tramite la tecnologia COM sia tramite e la tecnologia Web-Services.

In sostanza i servizi esposti permettono di eseguire le principali operazioni, quali creare un nuovo fascicolo o documento oppure richiedere un documento per la visualizzazione , esattamente nella stessa modalità che si avrebbe utilizzando l'interfaccia dell'applicazione.

Questo permette ad altre applicazioni di interagire efficacemente per la creazione e il mantenimento dei fascicoli.


Integrazione con EDMS

Tale componente è stata realizzata per consentire al sistema di potersi integrare con piattaforme di EDMS (Elettronic Documement Management System) sia che si tratti di piattaforme standard di mercato che di piattaforme Open Source, in particolare è stata realizzata l’integrazione con le piattaforme

  • Hummingbird-DM www.hummingbird.com
  • Documentumwww.documentum.com
  • Alfrescowww.alfresco.com

Nei contesti in cui si utilizzino questi prodotti l'applicazione fa da ponte verso questi repository consegnando e prelevando i documenti secondo le regole definite nei repository stessi.

Nel caso non venga utilizzato nessun repository documentale l'applicazione utilizza un File Server per rendere sicuri e persistenti i documenti (si veda il capitolo sull'architettura tecnologica).


Piano di lavoro

Ad ogni documento o fascicolo è eventualmente associabile un piano di lavoro (nel seguito PDL).

Il PDL è una guida ragionata alle azioni fatte e da fare per portare a termine un compito, in questo senso il PDL non ha mai un compito esecutivo ma un compito di controllo (manuale non automatico) su una serie di attività che si devono compiere.

Il PDL non è un vero e proprio workflow in senso stretto ma è più simile ad una agenda o check list che aiuta l'utente nello svolgimento di un compito particolare.

Il PDL è suddiviso in macro-attività ed attività che sono le azioni da svolgere su un documento o su un fascicolo. I PDL nascono dalla definizione di PDL “template” che poi può essere arricchito a piacere di attività o macro attività specifiche.


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La parte sinistra della figura rappresenta l’albero delle Macro Attività e attività

La parte destra rappresenta i dati dell’attività selezionata.

Per ogni attività si possono indicare eventuali note, il responsabile dell’attività la durata prevista.


Architettura Perseo-DOCMAN

L’applicazione Perseo-DOCMAN è stata implementata su di una architettura a quattro livelli, così come mostrato nello schema seguente:

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I livelli sono così identificati:


  • Repository dati: si occupa della permanenza dei dati ed è identificabile sia con il database Server che con il Document Server nel caso dei dati non strutturati. Perseo-DOCMAN attualmente supporta i DB relazionali SQLSERVER, SQLSERVER-EXPRESS e ORACLE.
  • Fornitore del servizio web : si occupa della risposta alle richieste via http ed è identificabile con il web Server;
  • Logica di business: si occupa della parte di logica della applicazione ed è identificabile con l’Application Server ;
  • Front-end: si occupa dell’interfaccia utente e di tutte le operazioni che hanno diretta influenza con l’hardware istallato. E’ identificabile con il browser internet delle singole postazioni di lavoro.
Strumenti personali