ICARO San Donà - Residenzialità Anziani - Gestione delle Strutture

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Indice

Introduzione

Generalità

Entro il Servizio di Residenzialità Anziani dell'Azienda ULSS 10 "Veneto Orientale" (per questo servizio si rimanda alla sezione ICARO San Donà - Residenzialità Anziani), un ruolo centrale è ricoperto dalle strutture, la cui attività è fondamentale sia rispetto agli interventi con impegnativa che agli interventi senza impegnativa.

Le strutture hanno la possiblità di vedere:

  • tutte le anagrafiche presenti;
  • gli interventi, le domande e le relative schede, la Valutazione UVMD solo se relativi ai loro ospiti;
  • le domande in stato "Valutata" e le rispettive schede di valutazione (Schede SVAMA dell’UVMD) dei soggetti che sono ancora in graduatoria e che hanno indicato tra le preferenze la struttura stessa.

L’operatività delle strutture si differenzia nel caso di interventi con impegnativa o di interventi senza impegnativa. Vediamo nel dettaglio le modalità operative di entrambi i casi.

Interventi senza Impegnativa

In questo primo caso rientrano i privati che non hanno un'impegnativa, suddivisi in autosufficienti e non autosufficienti.
La struttura si occupa interamente della gestione del processo; qualora però la persona non venga identificata entro l'anagrafica, deve occuparsi dell'inserimento l'Ulss.

Domanda

Per poter aprire un Intervento senza Impagnativa su un Soggetto, il primo passo che la struttura deve compiere è l'insermiento della Domanda. Per accedere alle Domande di un determinato Soggetto, si può procedere in due modi:

  • dall'anagrafica del Soggetto, dal Menù a tendina "Selezionare"; qui si sceglie, appunto, "Domanda" e si lancia il comando con il tasto Esegui.

  • dal menù Gestione/Domande; si apre la pagina della Ricerca (riportate di seguito) in cui si deve inserire nome e cognome dell'assistito ed effettuare la Ricerca con l'apposita icona.

Una volta aperta la schermata delle domande del Soggetto, si clicca quindi sull'Icona "Aggiungi Nuovo" e compare la seguente schermata:

Nella scheda dettagli vanno inserite le informazioni relative al Soggetto e al Firmatario, mentre l'Ente destinatario sarà sempre la struttura che sta inserendo i dati. Vanno inoltre indicati:

  • Operatore e U.O. di Riferimento (chi è il responsabile del caso)
  • Operatore Abilitato (appare in automatico il nominaivo dell'operatore che ha effettuato l'accesso su Icaro e che sta inserendo le informazioni)

Dopo aver compilato questa prima parte, si deve procedere con la compilazione della Tab Richieste, nella quale vanno inseriti i dati più specifici relativi all'intervento che si richiede di attivare con la Domanda.

In primo luogo, dal menù a tendina va selezionato il Tipo di Intervento:

  • Residenzialità
  • Semiresidenzialità

Con il tasto "Esegui" , si conferma il Tipo di Intervento scelto e si apre una schermata nella quale vanno inserite informazioni più dettagliate.

In questa sezione si può indicare un eventuale Tipo di Urgenza e lo Stato della richiesta che deve avere sempre lo stato "Da Attivare"; dopo aver inserito queste informazioni, la domanda può essere salvata con la relativa Icona.

Intervento di Inserimento in Struttura

La Funzione Intervento di Inserimento in Struttura si richiama dai seguenti punti:

  • dal menù Gestione/Interventi di Inserimento in Struttura; si apre la pagina della Ricerca in cui si deve inserire nome e cognome dell'assistito ed effettuare la Ricerca con l'apposita icona.
  • dall'anagrafica del Soggetto, dal Menù a tendina "Selezionare"; qui si sceglie, appunto, "Interventi" e si lancia il comando con il tasto Esegui.
  • dalla Domanda, ci posiziona nella tab delle Richieste e si seleziona la richiesta che interessa dalla griglia; tramite il menù a tendina "Vai A", si sceglie la voce "Creazione intervento dalla richiesta".

In tutti i casi, viene visualizzata la schermata relativa agli Interventi attivi sul Soggetto. Qui, con l'icona "Aggiungi Nuovo", viene aperta la schermata da compilare per la crezione di un nuovo Intervento di Inserimento in Struttura.

Le informazioni generali da inserire rispetto agli interventi sono:

  • Soggetto
  • Tipo intervento
  • Data inizio
  • Stato corrente

Per il tipo intervento verngono proposti solo quelli gestiti nella struttura; la Ulss è sempre Ulss10 e la struttura è quella che sta inserendo l’intervento. Come nella compilazione della Domanda, anche per l'Intervento vanno compilati Operatore di Riferimento ed Operatore Abilitato.


"Tab piano di assistenza"

Rispetto all'intervento che si richiede di attivare, deve essere compilato il Piano di Assistenza. Andando sulla relativa sezione si apre la seguente schermata:

In questa sezione si devono indicare le prestazioni (assenza o presenza): in primo luogo la prestazione va scelta dal menù a tendina "Gruppo Prestazioni"; le voci scelte vengono automaticamente inserite in "Tipi Prestazioni", nel riquadro "Elementi non selezionati" e da questo, con l'ausilio delle frecce a lato, vanno spostate nel riquadro "Elementi selezionati" in modo da renderle effettivamente attive.
Va poi indicata la data di inizio del piano di assistenza che si sta formulando e le giornata in cui deve essere applicato. Per quanto riguarda la scelta delle giornate si può cliccare sulla casella corrispondente al giorno; oppure, ancora, si possono usare i pulsanti [Lun-Ven], [Lun-Sab] e [Lun-DOM] e si selezionano quindi i diversi intervalli di tempo. In tutti i casi, i giorni segnati con la spunta, sono quelli in cui il piano di assistenza è attivo.
Al piano di assistenza può essere applicata una data termine; in alternativa si può inserire il numero di occorrenze, cioè il numero di volte, intermini di "giornate", che il piano dovra essere erogato e dopo le quali terminerà. Lasciano spuntata la voce "Nessun termine", al piano di assistenza non viene attrbuita una fine.

"Tab quota utente"

Un'altra sezione che deve essere compilata in riferimento a ciascun intervento, è quella relativa alla Quota utente, che compare come nell'immagine sottostante:

Qui, le strutture devono indicare la quota da applicare entro quelle proposte dal Menù "Gruppo Prestazioni" e il relativo Tariffario.

Tab "Richieste"

Questa sezione permette di associare all'Intervento la Richiesta relativa ad esso. Questo passaggio è obbligatorio perché, se all'Intervento non viene associata nessuna Richiesta, non è possibile procedere con il Salvataggio. Le Richieste, precedentemente inserite con la compilazione della Domanda, vanno associate attraverso l'icona "Aggiungi nuovo". Cliccando su questa viene visualizzata la Richiesta esistente sul soggetto. Nel caso ci siano richieste multiple si sceglie quella di riferimento, si procede con la selezione e, quindi, con l'associazione all'Intervento.

Tab "Schede di rilevazione"

Rispetto all'intervento, la Struttura deve compilare la "Scheda FAR". Dalla sezione "Schede di Rilevazione", con l'icona "Aggiungi Nuovo" è possibile inserire una nuova Scheda Far, che si presenterà come segue:

La scheda di rilevazione ha frequenza mensile.

Dopo la compilazione di tutte le sezioni, si può procedere con il salvataggio dell'intervento.

Elaborazione Piani Strutture e Gestione Accessi

Dopo aver inserito la Domanda e l'Intervento, è possibile occuparsi degli accessi. Questo passaggio si divide in due attività:

  • Elaborazione Piani Strutture
  • Gestione Accessi

Queste attività possono essere effettuate solo per la propria struttura.

Per quanto riguarda la prima, si accede dal Menù Utilità. Cliccando sulla voce "Elaborazione Piani Strutture" si apre la seguente schermata:

Qui tutti i campi sono obbligatori; pertanto si deve indicare il Servizio, il Tipo di Intervento, l'Ente Erogatore, la Struttura di Inserimento e il periodo di riferimento (mese e anno). Una volta inserite tutte le informazioni si clicca sul pulsante "Elabora Piani di Assistenza"; qiuesto fa aprire una nuova funzione in una nuova schermata (Gestione Accessi) con una visualizzazione "a calendario".

Nel calendario vengono visualizzati i soggetti che nel mese selezionato, hanno un intervento aperto nella struttura scelta. I giorni colorati in verde sono quelli in cui è stata pianificata la presenza presso la struttura. Da questa funzione si può convalidare il piano di assistenza proposto, oppure apportare delle modifiche sullo stesso.

Per lavorare sul Piano di Assistenza su un soggetto, si procede nel seguente modo:

  • ci si posiziona sul nominativo del Soggetto e cliccando compaiono i giorni del mese per quel Soggetto.
  • ci si posiziona sul giorno del mese in cui si vuole riportare la modifica, inserendo per esempio un'assenza. Quando ci si posiziona sopra una casella, questa si colora di giallo.
  • dalla maschera in basso a sinistra si immettono i dati relativi alla modifica del piano.

Per una più rapida operatività, sono state prevviste le seguenti funzioni:
Cancellazione: Per cancellare una prestazione occorre posizionarsi sulla riga e cancellare con la x che compare sulla riga stessa. Quindi salvare.
Copia e incolla: sono state inserite le classiche funzionalità di “Taglia”, “Copia”, “Incolla” per velocizzare le operazioni di inserimento. Ci si posiziona sul giorno che si vuole riproporre, si clicca l'icona "Copia". Si sceglie poi la giornata in cui si intende copiare quell'informazione, ci si posiziona sopra con mouse e si clicca su "Incolla". In questo modo i dati relativi alla prima giornata scelta, vengono riportati identici nella seconda giornata.

Una volta che il Piano è stato modificato è possibile procedere al Salvataggio con l'apposita icona. Qualora il Piano proposto vada bene, non è neccessario appotare modifiche e si può procedere direttamente al salvataggio senza effettuare altre operazioni.

Interventi con Impegnativa

In questo secondo caso la domanda è interamente gestita dall’Ulss mentre l'intervento viene creato dall’Ulss ma completato dalla struttura. La struttura quindiè tenuta ad inserire solo una parte di informazioni e, nello specifico:

  • data inserimento in struttura;
  • data e motivo fine intervento;
  • piano assistenziale;
  • quota utente alberghiera.

Tutti i tariffari, quindi sia i Tariffari Prestazioni che i Tariffari Utente, vengono gestiti dall’Ulss mentre la struttura potrà solo modificare gli importi delle Quote alberghiere per le situazioni particolari direttamente sull’intervento.

Rispetto agli Interventi con Impegnativa, le strutture si devono occupare di:

  • Gestione accessi (presenze e assenze)
  • Compilazione Registro eventi (la scheda far presente nella Tab "Schede di rilevazione" degli Inserimenti in strutura)
  • Compilazione UOI per la valutazione interna (ancora non presente)

Rispetto alle prime due attività, Gestione Accessi e Registro eventi, ci sono delle tempistiche precise che devono essere rispettate. Gli accessi vanno compilati entro il 10 di ogni mese mentre il Registro eventi entro il 20, in entrambi i casi relativamente al mese precedente; la struttura deve certificare l’avvenuta compilazione di queste informazioni, essendo entrambe propedeutiche all’elaborazione del Flusso Far.


Domanda e Preferenza Struttura

Per gli interventi con impegnativa, gli operatori delle strutture ricevono una notifica che li avvisa quando alla propria struttura è assegnata una domanda. Per la gestione delle domande assegnate, si deve andare nella gestione della richiesta; quindi, si sceglie la domanda e dalla tab richieste ci si posiziona sulla richiesta e dal menù a tendina si seleziona "Gestione delle richieste".

Dopo aver cliccato sul pulsante Esegui, si apre una nuova schermata nella quale si vedono le preferenze espresse; se in riferimento alla propria struttura c'è lo stato “Assegnata”, significa che tra le preferenze espresse, è la propria struttura la destinataria della domanda. A questo punto, l'operatore da questa sezione può Accettare o Rifutare la domanda, e in automatico verrà trasmesso il relativo messaggio all'operatore dell'Ulss 10 di competenza.

Se per due volte la domanda viene rifiutata, in automatico gli viene assegnato lo stato di Rifiuto definitivo.

Va precisato che gli operatori delle strutture possono vedere le domande di inserimento in struttura con impegnativa inserite dall'operatore Ulss, nelle quali la propria struttura è espressa tra le preferenze.

Controllo per generazione FAR

In una pagina specifica la struttura può indicare per ciascun mese dell'anno, se ha compilato il registro eventi e verificato gli accessi. L’elaborazione del flusso FAR è consentita quando tutti hanno indicato l'effettuazione delle attività di cui sopra. In caso negativo non si consente l'elaborazione a meno di una forzatura da parte del responsabile e nel messaggio di errore viene specificata la denominazione delle strutture che non risultano a posto.

Strumenti personali