Conservazione anticipata IFIN via SFTP

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Indice


Premessa

L'integrazione consente di mandare in conservazione anticipata i documenti e i suoi allegati tramite il servizio LegalArchive messo a disposizione da IFIN.

L'utente (Soggetto Produttore Alias_SP) genera i Pacchetti di Versamento (PdV o SIP) e inoltra richieste di conservazione. Il Sistema di Conservazione elabora e verifica i SIP generando un rapporto/verbale di versamento (RdV), atto a certificare la corretta presa in carico o il rifiuto del pacchetto versato. La conservazione non modifica mai le Unità Documentarie ricevute; la conservazione congela lo stato e la validità della UD al momento di messa in conservazione, firmando e marcando temporalmente l’indice di conservazione che consolida il PdA (Pacchetto di Archiviazione).

Una volta mandato in conservazione con successo, nelle pagine di visualizzazione e gestione del documento appare un'icona con il logo IFIN e un messaggio con data e ora di archiviazione. I dati identificativi e gli allegati mandati in conservazione non sono più modificabili.

Il file RdV può essere utilizzato dal SdV per tracciare l’esito della conservazione e gli UID assegnati agli oggetti conservati; il file RdV rimane disponibile in area SFTP solo per un periodo limitato.

La conservazione anticipata viene attivata configurando una procedura batch schedulata che estrae dal database di Iride tutti i documenti che soddisfano le condizioni previste e che non sono stati ancora archiviati.

Per ogni documento, vengono valutati gli allegati da inviare in conservazione in base alla tipologia documentale e trasferiti via SFTP in un'area dedicata individuata dall'utente (Soggetto Produttore Alias_SP) e dalla tipologia (Descrizione Archivistica Alias_DA).

In base alla DA a cui appartengono i dati trasferiti, il Sistema di conservazione esegue le seguenti verifiche di validazione in modalità asincrona. Lo stato di un processo di conservazione corrisponde allo stato di tutti i documenti contenuti nel pacchetto/processo inviato al Sistema. Non è quindi necessaria, ne consentita, l’interrogazione massiva e puntuale dello stato di ogni oggetto all’interno del sistema di conservazione, ma la sola verifica dello stato dei processi attivati.

Il controllo dell'esito dei trasferimenti verifica l'esistenza nell'area SFTP del rapporto di versamento che riporta lo stato e il PID (identificativo del processo di versamento) e ne analizza l'esito.


Documentazione tecnica IFIN via SFTP


Conservazione Anticipata

La conservazione anticipata avviene tramite la procedura batch IFIN_CONSERVAZIONE_LOTTO2 e i tipi di elaborazione configurati nella tabella IRI_CONSERVAZIONE

Nella tabella BDA_VALCOL vanno inseriti i parametri di configurazione del servizio di conservazione sotto la voce IFIN e le estensioni ammesse alla conservazione (in base agli accordi contrattuali) sotto la voce IFIN_EXT (vedi esempio)

Per ogni documento elaborato, vengono trasferiti gli allegati rilevanti via SFTP e preparata la porzione del set di metadati associata al singolo documento che viene aggiunto come allegato txt al documento stesso.

Nelle tabelle DOC_ARCHI e DOC_DOCMAN vengono memorizzati il nome del file trasferito (composta da impronta, progressivo ed estensione) e lo stato “INVIO”.

Nella tabella IFIN_NOTIFICHE vengono memorizzati i documenti inviati in conservazione e il PID temporaneo che identifica il lotto versato.

Al termine dell'elaborazione del lotto di documenti, il file indice di versamento viene trasferito via SFTP e viene generato un documento interno di tipo "RDV - Rapporto di versamento" con oggetto “Rapporto di versamento PID invio [PID]” a cui viene allegato l'indice di versamento e a cui vengono collegati tutti i documenti inviati in conservazione nel lotto identificato dal PID. Quindi consultando i documenti di tipo RDV posso vedere il file indice e i successivi esiti e rapporti di versamento e i documenti collegati. Il documento di tipo "RDV" viene inserito a partire dai dati definiti nell'oggetto standard configurato in BDA_VALCOL.


Individuazione dell’allegato primario

L’allegato primario viene identificato secondo alcuni criteri che hanno priorità diverse:

  1. per i contratti, l'allegato con codice schema CONTRATTO
  2. per le fatture elettroniche, l'allegato che contiene la busta eml
  3. testo dell’atto, individuato dal codice dello schema che ha generato la composizione dell’atto e i cui valori possibili sono indicati in BDA_VALCOL.IFIN. SCHEMA_PRIMARIO
  4. testo dell’atto, individuato come allegato di tipo “merge” (campo sottoestensione)
  5. l’ultima versione del primo allegato firmato
  6. l’ultima versione del primo allegato con estensione ammessa (tra quelle definite in BDA_VALCOL.IFIN_EXT) e che non sia una ricevuta di posta elettronica (commento = daticert.xml)
  7. l’allegato indicato come principale
  8. l'ultima versione del primo allegato inserito


Controllo Esito Trasferimenti

Il controllo dell'esito del versamento avviene ricercando la presenza di un file index a cui è stato aggiunto un suffisso che indica il PID e lo stato del versamento e poi la presenza dell'eventuale rapporto di versamento rapporto_di_versamento_[PID].xml.p7m creato contestualmente alla rinomina del file indice con queste specifiche:

  • se esiste il file indice con stato “ok”, esiste anche il rapporto di versamento associato al PID (vecchio stato "2-OK")
  • se esiste il file indice con stato “ko”, possono esserci due casi
    • se non esiste il rapporto di versamento, il trasferimento non è stato accettato (vecchio errore “5-ERR”)
    • se esiste il rapporto di versamento, la conservazione non è andata a buon fine e nel rapporto sono indicati gli errori (vecchio errore “8-ERRV”)

Il controllo delle notifiche viene da un’elaborazione batch IFIN_CTRL_NOTIFICHE definita nella tabella S32_BATCH che verifica l'esistenza del file indice e dell'eventuale rapporto di versamento per tutti i PID non ancora consolidati, allegandoli al documento RDV corrispondente e aggiornando lo stato nelle tabelle IFIN_NOTIFICHE e DOC_ARCHI.

E’ possibile quindi consultando la tabella IFIN_NOTIFICHE verificare l’avanzamento del procedimento di conservazione.


TABELLE DI SISTEMA

S32_GENERICI

E' stata introdotta la gestione di un generico che indica il sistema utilizzato per la conservazione anticipata e che viene valorizzato automaticamente al momento del cambio versione di IRIDE o all'apertura della P109 di consultazione dei log.


APPLICATIVO
STAZIONE
CODICE
DESCRIZIONE
VALORE
IRIDE2000 0 CONSERVAZIONE_SISTEMA Sistema utilizzato per la conservazione anticipata IFIN

BDA_VALCOL

Contiene i parametri di configurazione del sistema. Viene caricata all'atto dell'installazione con valori di default che devono essere modificati. Rispetto alla versione precedente, sono stati aggiunti i parametri di configurazione SFTP ed è stato valorizzato il campo VAL_DESCR2 con i nuovi nomi delle classi documentali (*).


VAL_CAMPO
VAL_CODICE
VAL_DESCR1
VAL_DESCR2
IFIN ALIAS_DA_FEA (*) FatturazionePA AAGG-RD-FATTUREPA
IFIN ALIAS_DA_[DOC_TIPID](*) [Classe documentale] [Classe documentale versione 3 metadati [DOC_TIPID]
IFIN ALIAS_SP ATest04 Ente abilitato
IFIN CALCOLA_IMPRONTA S Indica se va inserita l'impronta del documento principale tra i metadati (S/N, default=N)
IFIN EMAIL_ADMIN mtvaccari@mtvaccari.it Email dell’amministrazione del sistema per invio segnalazioni di anomalie ed errori (non implementata)
IFIN EMAIL_FROM mtvaccari@libero.it Email mittente del sistema per invio segnalazioni di anomalie ed errori (non implementata)
PARERESCLUDI_PRINCIPALESSe uguale a "S" non estrae per la conservazione l'allegato con il flag principale = "S" perchè nel caso di atti compilati corrisponde all'allegato originario da cui viene composto l'atto stesso (e quindi rappresenta un doppione)
IFINESCLUDI_SCHEMI_MERGEREFERTAElenco separato da virgola dei codici schema da escludere per l'individuazione l'allegato primario
IFIN HOST http://80.88.161.77:8080/JLegalArchive-soap/soap02 URL del web services
IFIN LOG_ESTESO N Indica se nel log viene scritta la chiamata SOAP estesa (S/N, default=N)
IFINMEZZO_PECMAILCodice del mezzo di invio che identifica un protocollo acquisito da PEC
IFIN PASSWORD Password.01 Password dell’ente per credenziali IFIN
IFIN PATH_TMP C:\svn\iride14a\ulisse\iride\Tmp Percorso cartella temporanea
IFINSCHEMA_PRIMARIO4_MERGE,3_MERGEElenco separato da virgola dei codici schema che individuano l'allegato primario
IFIN SOLO_ULTIMA_VERS S Indica se vengono mandati in conservazione solo le ultime versioni degli allegati
IFIN SOLO_ULTIMA_VERS_M7M N Indica se vengono mandati in conservazione solo le ultime versioni degli allegati di tipo marca temporale
IFIN USERNAME ATest04-WS Nome utente dell’ente per credenziali IFIN
IFINBLOCCO_AGGIORNAMENTI Se uguale a "S" impedisce la modifica di un documento archiviato, default=S (P118,P119,P142) (da pacth 1.4.A.45.546)
IFINBLOCCO_CAMPI Elenco nomi dei campi e bottoni bloccati per la modifica di un documento archiviato (P118,P119,P142)(da pacth 1.4.A.45.546)


Nuovi parametri di configurazione per la versione SFTP. Il parametro "VERSIONE" consente di discriminare il tipo di conservazione e lo schema dei metadati utilizzato.

VAL_CAMPO
VAL_CODICE
VAL_DESCR1
VAL_DESCR2
IFINVERSIONESFTPc:\inetpub\wwwroot\ulisse\iride\menu\metadati\STANDARD 3.0.xml
IFINSFTP_HOSTNAMEconservazione.maggioli.it
IFINSFTP_USER
IFINSFTP_PASSWORD
IFINSFTP_FINGERPRINT questo dato varia per ogni connessione SFTP e può essere dedotta dal client WINSCP
IFINSFTP_AREA/ftp/input/{Alias-SP}/{Alias-DA} {Alias-SP} e {Alias-DA} vengono sostituiti dal batch in fase di esecuzione del processo di conservazione
IFINSFTP_PATH/nfswork/homeutenti/{SFTP-User} {SFTP-User} viene sostituito dal batch in fase di esecuzione del processo di conservazione
IFINRDV_OGG_STDRDV

S32_BATCH

Valori specifici per le elaborazioni dell’integrazione con IFIN. La tabella va compilata dall'amministatore IRIDE attraverso la funzione Informazioni-->Elaborazioni Batch-->Parametri.

La frequenza è espressa in minuti

TIPOELAB
STATO
STATODESCR
PAR_CHAR1
FREQUENZA
EMAIL_ERROR
IFIN_CONSERVAZIONE_LOTTO2
9
Elaborazione ripetitiva con frequenza:1 SQL_DOC_TEST mtvaccari@maggioli.it
IFIN_CTRL_NOTIFICHE
9
Elaborazione ripetitiva con frequenza:1
60
mtvaccari@maggioli.it

IRI_CONSERVAZIONE

Contiene le select di estrazione dei documenti da mandare in conservazione

Per ogni riga in IRI_CONSERVAZIONE deve esistere un batch definito in S32-BATCH


CON_CODICE
CON_DESCR
CON_TIPID
CON_VALORE
CON_DATADA
CON_SCOSTADA
CON_DATAA
CON_SCOSTAA
CON_FLATTIVO
CON_FILELOG
CON_SERVIZIO
SQL_DOC_TEST Conservazione dei documenti di test Codice della tipologia dei documenti abbinati alla classe documentale (come indicato per il parametro ALIAS_DA_[DOC_TIPID]) SELECT DISTINCT DOC_DOCUME.DOC_DOCID AS DOCID FROM DOC_DOCUME WHERE DOC_DOCUME.DOC_DOCID > xxxx S C:\svn\Iride14A\Ulisse\iride\tmp\DAX\LOG_SQL_DOC_TEST.txt IFIN

IFIN_NOTIFICHE

Si tratta di una tabella in cui vengono memorizzate per ogni documento le notifiche che descrivono lo stato di avanzamento della conservazione

Oltre i dati standard delle tabelle utente vengono gestiti i seguenti dati


IFIN_DATA
DAX_PID
DAX_STATO
29/07/2015 14.06.11
465 0-WAIT
29/07/2017 14.06.21
468 8-ERRV
29/07/2017 14.07.02
469 2-OK
29/07/2017 14.07.02
467 RDV



  • Data di elaborazione della notifica
  • Identificativo del processo dell’invio in conservazione
  • Esito dello stato della notifica

In sostanza, tramite il servizio getProcessStatus vengono memorizzate in questa tabelle le notifiche ricevute per ogni invio
Se l’esito è 2-OK o 4-WARN (positivo), può essere richiesto il rapporto di versamento (RdV.xml) tramite il batch IFIN_RICHIESTA_ESITO.
La consultazione di questa tabella e dei record corrispondenti in DOC_ARCHI e DOC_DOCMAN è possibile conoscere lo stato di avanzamento e l’esito conclusivo dell’invio in conservazione.
In caso di errori bloccanti 8-ERRV, è necessario eseguire nuovamente l'invio in conservazione.


DOC_TIPID E IRI_OGGSTD

In fase di setup della versione della conservazione via SFTP viene inserito un nuovo tipo di documento con codice "RDV" e descrizione "Rapporto di versamento IFIN" e un oggetto standard con i seguenti valori:

  • codice: RDV
  • descrizione: RAPPORTO DI VERSAMENTO IFIN
  • tipo documento: RDV
  • in carico a: da impostare in fase di installazione
  • origine: I (interno)

Al termine del processo di conservazione anticipata, viene inserito un documento di tipo "RDV" con i dati impostati nell'oggetto standard "RDV" a cui viene allegato il file indice (elenco degli allegati e relativi metadati) a cui vengono collegati tutti i documenti inviati in conservazione.

Il processo di controllo esito dei trasferimenti allega ai tipi documenti "RDV" i relativi rapporti di versamento.

Quindi consultando tutti i documenti di tipo "RDV" è possibile controllare lo stato di avanzamento, gli esiti e l'elenco di tutti i processi di invio in conservazione.

Strumenti personali