Allegati

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Gestione Allegati in DM



Nelle varie pagine di gestione (Proposte, Delibere, Determine, Protocollo) il Bottone T.N.I. “Testi,Note,Immagini” è stato modificato in D.M. “Document Management”


Image:man_all_img_002.jpg


Cliccando sul bottone Image:man_all_img_004.jpg comparirà la seguente maschera per la nuova gestione dei testi

Image:man_all_img_006.jpg


Per inserire un nuovo testo cliccare sul bottone Image:man_all_img_008.jpg si aprirà la seguente maschera:


Image:man_all_img_010.jpg


a questo punto scegliere il tipo di documento che si vuole inserire, cliccando sul simbolo

Image:man_all_img_012.jpg Documento Ms-Word/Open Office: si aprirà Word (nel caso si utilizzi Office) per inserire un file di testo

Image:man_all_img_014.jpg Note HTML: si aprirà la pagina per l’inserimento delle note

Image:man_all_img_016.jpg Acquisizione da scanner: verrà attivata la scannerizzazione del documento presente nello scanner

Image:man_all_img_018.jpg Foglio elettronico Excel: si aprirà excel per l’inserimento di un foglio elettronico


Nel caso in cui si abbia la necessità di inserire degli allegati bisogna cliccare sul folder Image:man_all_img_020.jpg presente nella pagina


Si aprirà la seguente maschera:


Image:man_all_img_022.jpg


ricercare tramite il bottone Image:man_all_img_024.jpg il documento che si intende allegare


Image:man_all_img_026.jpg


dopo avere ricercato e selezionato il testo desiderato cliccare su Image:man_all_img_028.jpg per confermare la selezione


Image:man_all_img_030.jpg


cliccare su Image:man_all_img_032.jpg per confermare l’inserimento

Oltre alla selezione di file singolo, a partire dalla release 1.4.A.28, è disponibile una nuova funzione che consente di acquisire un numero variabile di file contemporaneamente purché appartenenti alla medesima cartella.

Al fine di attivare questa funzione occorre spostare la selezione sulla voce “file multiplo” e premere il bottone Image:man_all_img_034.jpg.

Si aprirà la pagina di esplorazione cartelle

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Da cui selezionare la cartella desiderata.

Dopo aver scelto la cartella, premendo il bottone Image:man_all_img_038.jpg si vedranno presentati in un elenco tutti i file contenuti nella cartella scelta. L’utente potrà quindi selezionare uno o più file con i medesimi meccanismi adottati in windows:

selezione di file contigui attraverso l’uso del tasto SHIFT

selezione di file non contigui attraverso l’uso del tasto CTRL

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Nella figura sottostante vi è un esempio di un atto contenente un testo originale, un merge (l’atto composto da frontespizio e testo es.delibere e determine), un allegato e delle note:


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come si può notare rispetto alla vecchia gestione la maschera si presenta in maniera diversa, di seguito una descrizione dei singoli campi:

Tipo: tipologia del documento allegato (icona di riferimento) es Word,Excel,Pdf,Notepad etc

Id/vers.: Identificativo del testo allegato(da non confendere con l’identificativo documento) e versione dello stesso ad. Esempio posso avere lo stesso id. con n.versioni (caso in cui debba effettuare delle modifiche su un testo inserito da un altro utente dovrò fare una nuova versione del testo esistente)

Princ.: flag del documento principale viene assunto come principale il primo testo Word inserito nel documento, può esistere un solo documento principale;

Pubbl.: flag che indica se un testo deve essere pubblicato sulla bacheca virtuale di iride (se viene spuntato il testo sarà visibile sulla bacheca in caso contrario sarà visibile solo l’oggetto del documento)

Impronta: comparirà la seguente icona Image:man_all_img_044.jpg nel caso in cui abbia calcolato l’impronta su quel testo, dopo il calcola dell’impronta il documento non sarà più né modificabile né cancellabile

Chk: check per il controllo della firma, utilizzato nella gestione della firma digitale per stabilire se un testo deve essere firmato digitalmente nel caso in cui sia selezionato il check è possibile pilotare il controllo della firma solo sui file che devono essere firmati obbligatoriamente;

Classe: indica la classe di appartenza del testo es: Image:man_all_img_046.jpg indica che il testo appartiene alla classe degli allegati; Image:man_all_img_048.jpg indica che il testo appartiene alla classe dei merge(documenti composti); etc.

Firma: indica se il testo è firmato digitalmente, se il testo viene firmato digitalmente compare la seguente icona Image:man_all_img_050.jpg

Pareri: indica se al testo è associato un parere, se al testo associo un parere compare la seguente icona Image:man_all_img_052.jpg


Utente/Ruolo: indica l’utente e il ruolo che ha inserito/generato il file; se un utente diverso da quello che ha inserito il testo ma con lo stesso ruolo effettua delle modifiche sul testo il sistema memorizza l’utente che effettuato la modifica, di conseguenza nel campo utente viene sempre visualizzato l’ultimo utente che ha effettuato modifiche sul file.


Commento: è possibile inserire un commento ad es. cosa è contenuto nel file per facilitare la lettura degli allegati all’utente generico che visualizza l’atto (da utilizzare se all’atto sono associati molti allegati)


cod.Schema: mostra l’eventuale codice e relativa decodifica associato allo schema da cui è stato generato l’allegato


Per inserire un commento o gestire i vari check operare come segue:

Image:man_all_img_054.jpg


Selezionare il testo e cliccare sul bottone Dettaglio comparirà la seguente maschera:


Image:man_all_img_056.jpg


Da questa pagina è possibile gestire tutti i flag ed inserire l’eventuale commento al file;

Dalla versione 1.4.A.30 è stata aggiunta l’informazione relativa al seriale associato all’allegato in oggetto. Tale informazione può servire all’amministratore del sistema in fase di esecuzione di attivatà extraordinarie quali la rimozione di impronte o firme digitali applicate erroneamente.


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Inserimento di un parere.


Per inserire un parere seguire i seguenti passi:


dalla pagina di gestione testi


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selezionare un documento cliccando nella corrispondente check box, dopo aver selezionato il documento desiderato (vedi figura sopra) cliccare sul folder Image:man_all_img_200.jpg comparirà la seguente maschera:


Image:man_all_img_201.jpg


cliccare sul bottone Image:man_all_img_199.jpgnel caso in cui sono associati più pareri si aprirà la seguente maschera nel caso contrario si avvierà in automatico la composizione del parere associato al tipo documento,


Image:man_all_img_202.jpg


nella maschera verranno riportati tutti i pareri che possono essere generati per il tipo documento che si stà elaborando, quindi selezionare il parere che si desidera generare e cliccare sul bottone Image:man_all_img_203.jpg;


NOTE: per la visualizzazione/modifica di un documento valgono le stesse regole e funzionalità presenti nella vecchia gestione.


Gestione dei codici di schemi


Il concetto di schema è stato introdotto per consentire all’utente di verificare a colpo d’occhio il contenuto in termini di allegati presente nella registrazione. Il tal modo per l’operatore è più semplice comprendere quali sono gli allegati mancanti nella registrazione o quali sono quelli a cui apporre la firma digitale.

Per definire differenti tipologie di schemi da associare agli allegati occorre:

codificare le varie tipologie di cui si intende far uso.

A tal fine si deve usare la P899 dal menu amministrazione -> tabelle iride -> altre tabelle


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Attraverso la P809 occorre associare ai vari schemi il codice che lo identifica, anche attraverso apposito aiuto valore.


Image:man_all_img_205.jpg


Dopo aver effettuato l’associazione tra lo schema e il suo codice l’uso degli schemi per generare degli allegati produrrà in P90DM la valorizzazione dell’indicazione dello schema, codice e decodifica, usato per generare l’allegato.

Uso di OpenOffice


La gestione documentale DM supporta anche l’uso di strumenti di office automation della suite di Openoffice. Quando l’Ente abilita questo tipo di gestione le interazioni con l’editor di testo e con il foglio di calcolo si spostano da MSOffice a OpenOffice e compare il logo di riferimento


Image:man_all_img_206.jpg


Attivando la funzione di inserimento nuovo allegato la pagina presenta le icone adegatue.


Image:man_all_img_207.jpg


Conversione in PDF


La gestione documentale DM permette di gestire la conversione dei testi in formato pdf. La funzione di conversione si può applicare ad allegati di tipo

  1. .txt
  2. .html
  3. .doc
  4. .xls
  5. .odt
  6. .ods

La conversione in PDF si ottiene selezionando il testo che si vuole convertire ed attivando il bottone Image:man_all_img_208.jpg.

La conversione prevede la generazione di una versione del file selezionato.

Image:man_all_img_209.jpg ---> Image:man_all_img_210.jpg


La conversione in PDF avviene attraverso l’uso di componenti che fanno parte della distribuzione di OpenOffice. Il suo utilizzo quindi è subordinato all’istallazione e configurazione di OpenOffice 2.2 o superiori sul server web di Iride. Maggiori dettagli sono disponibili in Man_Conversione PDF.doc.

A partire dalla release 1.4.A.28, la conversione in PDF produce file in formato PDF/A purché la versione di OpenOffice istallata sia 2.4 o superiore.

A partire dalla release 1.4.A.43, la conversione in PDF dei soli merge può produrre la corrispondente versione con omissis ai fini di produrre una versione degli atti consona alla pubblicazione nella quale i dati sensibili ai fini della privacy risultino omessi.

Tale modalità operativa si attiva impostando un apposita chiave di generici.

La funzionalità produce effetti qualora il merge da convertire abbia in se una o più porzioni di testo formattate con la formattazione di carattere barrato.

Image:testo_barrato_223.jpg

La formattazione di carattere barrato si applica in MSword selezionando il testo interessato, cliccandoci sopra col tasto destro del mouse, e cliccando poi con il tasto destro su “Carattere”

Image:menu_carattere_224.jpg

Appare questa finestra dove si deve spuntare Barrato. Si clicca quindi su OK

Image:formato_carattere_225.jpg

la versione doc del file di merge presenterà sempre il testo con la formattazione di barrato, in modo che sia evidente all'utente quale porzione di testo risulterà omessa in fase di pubblicazione, non compromettendone tuttavia la leggibilità in fase di redazione del documento.

La conversione in PDF genererà due documenti, uno completo (su cui si può apporre la firma digitale), ed un secondo, identificato da tre puntini verdi fra parentesi quadre, destinato alla pubblicazione contenente la dicitura [Omissis..] che sostituisce il testo da “nascondere”.

Image:fodm_omissis_226.jpg

Sul PDF con omissis è consentita solo la visualizzazione, qualsiasi altra operazione (firma cancellazione o altro) è inibita. La sua esistenza è legata all’esistenza del PDF completo. Non lo si può cancellare, solo se viene cancellato il PDF completo scompare anch’esso.

Nel caso in cui nel merge non siano definite parti da “nascondere”, il documento PDF con gli omissis non sarà creato.


Firma


La gestione documentale DM supporta l’apposizione di una o più firme sul medesimo documento.

L’apposizione della firma digitale richiede che sul pc client sia istallato il componente di firma digitale rilasciato da Cedaf. Il componente è disponibile attraverso la pagina di Utilità di Iride ma affinché sia funzionante sulla macchina occorre che l’utente con cui si effettua il download sia amministratore o power user del client stesso in modo che sia possibile registrare le opportune dll di cui il componente stesso è costituito.


Nel caso in cui un file venga firmato la sua estensione diventa “p7m” e l’icona ne evidenzia il formato pur continuando a mostrare la tipologia che aveva il documento prima di essere firmato.

La firma, una volta apposta, può essere rimossa solo da chi l’ha messa. Ad una prima firma Iride permette di aggiungerne altre purché riferiscano certificati diversi. Non è invece possibile firmare due volte un medesimo allegato con lo stesso certificato di firma.

Firmando più volte un allegato viene visualizzata una doppia coccarda, premendo la quale si esegue la verifica di tutte le firme apposte.

La firma digitale può essere rimossa solo quando all’allegato ne è stata applicata solo una, mentre se il documento incorpora in se più di una firma digitale non è possibile rimuoverne nessuna.

A partire dalla release 1.4.A.43, con il componente di firma CedafFSM versione 2.3.0.9 ed un'apposita chiave di generici attivata (VERIFICA_FIRMA = S) è possibile attivare la verifica della firma e del certificato, sia acquisendo file firmati da file system, sia apponendo firma digitale dalle funzioni di programma.

La verifica del certificato permetterà di identificare eventuali firme apposte con un certificato scaduto o revocato al momento dell'acquisizione.

La consultazione delle liste di revoca viene eseguita server side, pertanto affinchè sia efficace, occorre che il server web su cui è istallato l’applicativo iride possa accedere alle risorse esterne senza alcuna limitazione o autenticazione a firewall. Tipicamente le porte su cui si svolge il dialogo LDAP sono la 389 e la 636, quest’ultima per LDAPS. Come minimo quindi queste due porte dovranno essere aperte.

A partire dalla release 1.4.A.28, è disponibile una nuova funzione che permette la trasformazione in PDF di un allegato selezionato e la sua firma contestuale. La funzione si attiva selezionando l’allegato e premendo sul bottone Image:man_all_img_211.jpg. La funzione è stata realizzata per agevolare l’operatività degli utenti che gestiscono gli atti dirigenziali in formato pdf e con firma digitale.


Stampa copia conforme


Premendo il bottone Image:man_all_img_212.jpg dalla pagina dei testi si accede alla funzione di stampa copia conforme. Tale funzione si pone come scopo la generazione di copie cartacee a partire dagli allegati digitali. Nel caso in cui l’ente adotti la firma digitale la funzione di stampa copia conforme permette di ottenere dei cartacei conformi all’originale applicando in calce a ciascuna pagina di cui si costituisce il documento digitale gli estremi del certificato con cui è stato firmato l’allegato stesso.


L’indicazione relativa alle firme digitali apposte può essere personalizzata dell’ente attraverso l’uso del generico “STR_COPIA_CONFORME” al cui interno deve essere contenuto il testo che si desidera applicare al cartaceo.

Qualora non fosse indicato alcun testo personalizzato l’applicazione produce la seguente indicazione:


Riproduzione cartacea del documento informatico sottoscritto digitalmente da [DATI_FIRMA] ai sensi dell art.10 del DPR n.445/2213, dell'art.20 del D.lgs. 82/2005 e successive modificazioni.[DATI_DOCUMENTO]


Dove [DATI_FIRMA] viene sostituito con le informazioni relative alle firme digitali effettivamente apposte al documento e [DATI_DOCUMENTO] viene sostituito con le informazioni specifiche dell’id su cui si sta elaborando la funzione di stampa copia conforme.

Eventuali testi personalizzati inclusi nel generico di cui sopra devono quindi contenere, nella posizione che l’ente predilige, le indicazioni di [DATI_FIRMA] e [DATI_DOCUMENTO] affinche possano correttamente essere valorizzate.

Il font usato di default per apporre l’indicazione di cui sopra è Arial 8. Nel caso in cui l’utente desiderasse modificare tali impostazioni è possibile ricorrere ai generici “FONT_COPIA_CONFORME” e “DIM_COPIA_CONFORME” per esprimere rispettivamente font e dimensione desiderati.


La funzione di stampa copia conforme presenta una pagina in cui sono elencati tutti gli allegati ed i pareri ad essi associati.


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Applicando la spunta al check di selezione si manifesta la volontà di generare una riproduzione cartacea del documento spuntato e dei suoi pareri. Eventualmente l’utente può decidere se mandare in stampa tutti o solo alcuni dei pareri allegati. Eventualmente si può scegliere di stampare anche solo i pareri senza il documento principale.

La pagina permette inoltre di selezionare la stampante a cui inviare la stampa e il numero di copie da produrre.

La funzione di stampa copia conforme richiede che sul pc client che la attiva sia istallato MSOffice o OpenOffice. Questo perché la funzione stessa prevede una fase di editing dei documenti stessi al fine di integrare le informazioni di firma nei piè pagina.

La funzione di stampa copia conforme si applica esclusivamente a documenti doc, xls, odt, ods, txt, html, pdf. Sono esclusi i tiff.

Particolare menzione merita la stampa copia conforme dei documenti pdf. I documenti pdf non possono essere editati se non attraverso appositi strumenti che non fanno parte della dotazione “standard” dei pc utilizzati come client di Iride.

La stampa copia conforme dei documenti pdf quindi risulta possibile solo se l’ente provvede ad attivare appositamente la funzione acquistando un componente aggiuntivo che non fa parte di Iride ma con cui Iride si integra qualora questo sia istallato sul server web.

Il componente in oggetto si chiama PDFLib + PDI e può essere acquistato al seguente indirizzo.

http://www.pdflib.com/products/pdflib-family/pdi/

Nel caso l’ente sia dotato di questo componente Iride lo può utilizzare per generare documenti pdf partendo da un originale firmato e apponendo nel piè pagina le informazioni relative alla firma digitale. Il file così composto sarà inviato alla stampa utilizzando acrobat reader che deve essere istallato sul client. La versione di acroba reader deve essere 7 o superiore.

La prima volta che si innesca questa funzione viene presentata all’utente il seguente quesito:


Image:man_all_img_214.jpg


A cui occorre fornire risposta affermativa. Spuntando l’apposito box il quesito non verrà più presentato.


Generazione della segnatura


Premendo il bottone Image:man_all_img_215.jpg, che diventa visibile solo per protocolli in partenza, è possibile far generare ad Iride il file di segnatura per l’interoperabilità di protocollo.

Premendo tale bottone sia apre una nuova pagina in cui l’utente può scegliere quale degli allegati associati alla registrazione di protocollo deve essere considerata come principale e quali devono essere invece considerati come allegati secondari.

Si ricorda che l’allegato principale deve essere un documento firmato digitalmente.


Image:man_all_img_216.jpg


Applicando la spunta come in figura ad esempio si sta indicando che il pdf firmato è il documento principale. Il word è secondario mentre la nota non deve essere contemplata nella segnatura.

L’attivazione della funzione inserisci Image:man_all_img_217.jpg provvederà alla generazione di un allegato di nome segnatura.xml conforme alle specifiche ministeriali espresse in segnatura.dtd


Image:man_all_img_218.jpg


Attraverso il bottone Image:man_all_img_219.jpgverrà aperta la pagina di invio mail di Iride al fine di inviare il mail di interoperabilità per il quale si è generata la segnatura.


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L’acquisizione dei mail di accettazione e conferma producono la generazione di nuovi allegati xml che sono visibili nella pagina dei testi.


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Abilitazioni ai Ruoli


A partire dalla release 1.4.A.30, è disponibile la possibilità di rendere disabilitati ai ruoli i bottoni della toolbar non standar di P90.

In particolare accedendo al menù Amministrazione -> Tabelle di sistema -> Amm. Di sistema -> Abilitazioni e Abilit. Per funzioni, si può individuare, nella sezione folder una lista di elementi che afferiscono alla pagina 90 dei testi

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Attraverso cui è possibile disabilitare ai ruoli la corrispondente funzione.

Strumenti personali